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Richtig eingesetzt reduziert Microsoft Teams dramatisch die Zahl der internen E-Mails, reduziert dabei effektiv die zu verarbeitende Informationsmenge für jeden Mitarbeitenden und sorgt dennoch für eine Erhöhung der Informationsqualität. Eine Wunderwaffe gegen die Reizüberflutung durch viel zu viele E-Mails in Unternehmen.

In meinen Workshops sage ich immer, das E-Mails irgendwie 90er sind. Meistens schaue ich dann in versteinerte Gesichter, da die Workshop-Teilnehmer dann quasi sofort denken, dass sie ebenfalls 90er sind. Relativ schnell wird dann klar, dass sie als Mitarbeiter viel moderner sind und erst mit dem Betreten der Firma zu „IT-Analphabeten“ werden. Denn außerhalb der Firma kommunizieren wir alle längst komplett anders. Hier wird per WhatsApp oder anderen Messengern längst „projekt- und kontextbezogen“ kommuniziert. Niemand käme im Privaten auf die Idee, eine E-Mail zu schreiben, um sich dort zu organisieren oder Informationen transparent zu machen. Diskussionen, Entscheidungen und Kommunikation allgemein findet in passenden Gruppen statt.

Kaum in der Firma senden die gleichen Menschen eine E-Mail an dutzende Empfänger im CC, um sicherzustellen, dass eine Information zur Kenntnis genommen wird. 90er sind also hier eher die noch eingesetzten Werkzeuge oder eben Gewohnheiten, die aus verschiedenen Gründen nicht verändert werden. Selbst wenn schon Werkzeuge wie beispielsweise Microsoft Teams oder Slack zur Verfügung stehen.

Richtig eingeführt und richtig benutzt führt die Nutzung von Microsoft Teams dazu, dass wir nicht mehr mit Kommunikationsmüll überhäuft werden. Wir bekommen die Kontrolle über die Nachrichten zurück, die uns erreichen. Hierzu sollte Microsoft Teams einfach wie folgt benutzt werden.

Zunächst legt man in der Abteilung oder im Team fest, welche aktuellen Projekte in Teams bearbeitet werden sollen. Für jedes Projekt legen wir dann ein Team (Projektraum) an und legen sinnvolle Kanäle fest. In meinem Beispiel bauen wir einfach mal ein Bürogebäude um. Dann könnten sich folgende Kanäle im Projektraum „Umbau Bürogebäude“ ergeben:

Für jeden Projektbereich machen wir uns einen Kanal. Hier werden dann die dazugehörigen Dateien abgelegt und dort erfolgt auch die entsprechende Kommunikation. Also keine E-Mails mehr! Jegliche interne Kommunikation zu diesem Projekt erfolgt im dazugehörigen Team im entsprechenden Kanal. So entstehen auch keine „Cover-my-ass-E-Mails“ mehr. Wir kennen alle diese „FYI – E-Mails“, die nur dem Zweck dienen hinterher sagen zu können: „Du warst doch im CC. Hättest Du also wissen müssen.“ – Das Ergebnis sind zahlreiche E-Mails, die für den Mitarbeiter selten einen wirklichen Informationswert haben und noch seltener wird eine Aktion oder Entscheidung gefordert. Mit der o.a. Konfiguration hat dies ein Ende!

Nun kann einfach passend zum Kontext eine Information gegeben werden oder eine Fragestellung diskutiert werden. Das Spannende daran ist, das man sich selbst nun einfach aus der Kommunikation verabschieden kann, wenn man selber kein Interesse an dem Thema hat. Bleiben wir mal in unserem Beispiel. Mich interessieren in meiner Rolle möglicherweise lediglich die Kanäle „Allgemein“, „Dachausbau“ und „Richtfest“. Dann blende ich einfach die anderen Kanäle aus und werde dann nicht mehr von Kommunikation in den anderen Bereichen abgelenkt. Das Ganze sieht im Ergebnis dann wie folgt aus:

Mache ich das über alle Projekte und den allgemeinen Fachteams hinweg konsequent, so reduziere ich dramatisch die Anzahl der zu verarbeitenden Informationen. Nur das, was für meine Rolle relevant ist, erreicht mich. Mit dieser einfachen Einstellung in Teams gewinnen Mitarbeitende viel Zeit und Fokus auf das wirkliche Relevante für ihre Tätigkeit. Dabei behalten sie selbstverständlich den Zugriff auf die Kommunikation, wenn sie es wünschen. Alleine die sinnvolle Einrichtung von Kanälen und die Möglichkeit sie dann auszublenden sind ein großer Mehrwert für alle Beteiligten. An dieser Stelle pflichten mir eigentlich in den Workshops alle bei. Die Teilnehmer, die dann weiterdenken haben aber folgende Bedenken:

„Woher soll ich wissen, welche Kanäle meine Kollegen ausgeblendet haben?“
„Was ist, wenn ich eine Entscheidung von einer Person brauche, diese aber den Kanal ausgeblendet hat?“
„Ich habe eine wichtige Information. Das müssen alle zur Kenntnis nehmen. So sehen meine Kollegen das ja nicht!“

Hierfür gibt es die sogenannten „@-mentions“ in Microsoft Teams. Damit ist es möglich einfach eine Person direkt anzusprechen, wenn ich beispielsweise eine direkte Frage habe oder eine Entscheidung benötige. Erwähnt man eine Person in einem Kanal, wird anschließend im Client der erwähnten Person der Kanal angezeigt mit einem deutlichen Hinweis, dass der eigene Typ gefragt ist 😉
Die erwähnte Person kann so reagieren, antworten oder entscheiden. Verlässt anschließend den Kanal wieder und sieht dann von der weiteren Kommunikation wieder wunschgemäß nichts. Neben der Erwähnung einer einzelnen Person kann auch das gesamte Team erwähnt werden. Dann erhält jeder einen entsprechenden Hinweis. Hierzu benutzt wird das @-Zeichen benutzt gefolgt von dem Namen des Teams. Alternativ kann auch der Name des entsprechenden Kanals benutzt werden. Der Effekt ist identisch. Wird eine solche „Gruppen-Erwähnung“ benutzt, hat sich eingebürgert, dass die anderen dann kurz mit einem Emoji reagieren, damit der Sender weiß, dass seine „wichtige“ Nachricht auch alle erreicht hat. Diese Spielregel kann man im Kickoff gemeinsam festlegen. Nach meiner Einschätzung gehören damit die internen E-Mails eindeutig der Vergangenheit an. Voraussetzung ist eine vernünftige Einführung von Microsoft Teams durch einen Profi, der die Lernkurve flach hält und viele weitere Produktivitätstipps wie diese geben kann.

Weitere Vorteile der ausschließlich in Teams stattfindenden Projektkommunikation:

  • Das On-Boarding neuer Team-Mitglieder wird deutlich vereinfacht, da diese Zugriff auf die bisherige Kommunikation im Projekt haben. Bei E-Mails ist dies nur sehr umständlich möglich.
  • Projektwissen wird schnell transparent
  • Dateien und Kommunikation an einem zentralen Ort. Keine Informationssilos mehr!

Ein paar richtig gemachte Einstellungen und eine vernünftige Einführung in Microsoft Teams sorgen für eine drastische Reduzierung interner E-Mails und erhöhen dennoch die Informationsqualität und -geschwindigkeit im Unternehmen. Gleichzeitig entlastet es und sorgt für Fokus, vorausgesetzt es wird korrekt benutzt.

Selbstverständlich gibt es dutzende weitere Gründe, warum man Microsoft Teams einsetzen sollte. Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar, wenn Sie darüber hier mehr lesen möchten. Teilen Sie gerne den Beitrag, wenn Sie auch keine Lust mehr auf interne E-Mails haben. Die nerven ja wirklich 😉